E-Fatura; internet bağlantısı olan her yerden elektronik bir ortamda oluşturulabilen, paylaşılabilen ve takip edilebilen son teknolojik bir uygulamadır. Kağıt olmadan, baskı kullanmadan tüm faturayı kesme ve karşı tarafa iletme vb. işlemleri dijital ortamlarda gerçekleştirilmektedir.
Mal ve hizmet satışı karşılığı tıpkı kağıt fatura gibi kesilebilen elektronik fatura uygulaması yasal durumlar söz konusu olduğunda kağıt fatura ile %100 aynı niteliğe sahiptir. Yalnızca e-Fatura kağıt olarak değil; dijital ortamlardan aktarılmaktadır.
E-Fatura yalnızca her ikisi tarafın da bu uygulamayı kullandığı durumlarda kesilip gönderilebilmektedir. E-Faturayı kullanmayan alıcılar olduğunda da gerçek ya da tüzel kişiler e-Arşiv fatura keserek bunu e-mail ya da SMS şeklinde alıcıya iletirler.
E-Fatura Uygulamasından Nasıl Yararlanılır?
Üç farklı yolla e-Fatura uygulamasından yararlanmak mümkün olup bu yolları detayları ile ele alalım.
GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) e-Fatura Portalı Üzerinden
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın uygulamalarından biri olan e-Fatura kurumun resmi portalı üzerinden ücretsiz şekilde düzenlenebilmektedir. Bu yolla kesilen faturalar 6 ay sonra sistemden silinir ve gelen giden tüm faturaların XML dosya formatında yasal süre kapsamında faturayı kesen tarafın kendisinin saklaması gerekmektedir.
Doğrudan Entegrasyon Yaparak
Firmaların genel olarak tercih ettikleri doğrudan entegrasyon ile e-Fatura kesme işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kılavuzunda belirtilen sertifikasyonlar ve alt yapılara uygun şekilde işletmenin bilgi işlem birimi tarafından hazırlanmaktadır. Sistem hazırlandıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’na entegre edilip çalıştırılabilmektedir. Ancak bu yöntem sunucu alma, sistem kurma ve bilgi işlem biriminin iş yükün arttırma gibi durumlara yol açtığından daha küçük çaplı işletmelerin tercih etmeyebileceği bir yoldur.
Özel Entegratör Kullanarak
Özel entegratör aracılığıyla e-Fatura kesme işlemi için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan özel entegratörlük izni alıp bu alanda faaliyet gösteren bir firma ile anlaşmak gerekmektedir. Bu firmaların sunduğu hizmetler;
● Faturayı oluşturma ve karşı tarafa iletme
● Faturayı saklama
● Fatura üzerindeki işlemlerde kolaylık sağlamak adına destek hizmetleri verme şeklindedir.
Daha çok büyük çaplı şirketler fatura kesmeye çok fazla zaman ve iş yükü harcamak istemediklerinde özel entegratörlerden hizmet alırlar.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Farkı Nedir?
Her ikisi de elektronik fatura olan e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ifadeleri sıklıkla birbiri ile tamamen aynı şeyler olarak düşünülse de birbirinden farklıdırlar. Her ikisi de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan elektronik faturalardır.
Ancak bir alıcıya e-Fatura kesip iletebilmek için karşı tarafın da e-Fatura uygulamasını kullanması gerekmektedir. Bu nedenle bu işlemler genellikle iki şirket arası gerçekleşen hizmet veya ürün alımlarında devreye girer.
E-Arşiv Fatura ise karşı taraf kim olursa olsun yapılan işe, verilen hizmete ya da ürüne karşılık düzenlenip iletilebilen elektronik faturadır. Bu da genellikle şirketten müşterilerine ticaret sonrası kesilen faturalar olarak karşımıza çıkmaktadır.
Teknik açıdan da ufak tefek farklılıkları olan bu iki fatura biçimi temelde bu şekilde birbirinden ayrılmaktadır.
E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
Öncelikle dileyen herkesin e-Fatura kesemeyeceği ve hukuki olarak gerekli nitelikleri taşıyıp taşımadığınızı öğrenmelisiniz. Anonim şirketi, limited şirket, şahıs şirketi gibi ticari firma statüsüne sahip tüm kişiler e-Fatura uygulamasından yararlanabilirler. Kağıt faturadan e-Faturaya geçmek isteyenler için herhangi bir fatura sayı sınırlaması ya da ciro miktarı belirlenmemiştir.
Peki, e-Fatura başvurusunu yapmak için nelere dikkat etmeniz gerekir? Öncelikle ihtiyacınız olan başvuru belgelerini şu şekilde belirtelim;
● Başvuru formu ve taahhütname
● Mali mühür için elektronik mühür sertifikasının alındığına dair belge
● Şirket yetkilisine ait noter onaylı imza sirkülerinin bir örneği
● Şirket kuruluş sözleşmesinin olduğu Ticaret Sicil gazetesinin noter onaylı örneği
● Özel entegratör ile çalışılacaksa bunun yazılı olarak beyan edilmesi için belge
E-Fatura Başvuru Süreci
● Başvuruyu yapacak olan firmanın Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin resmi web sitesi üzerinden mali mühür başvurusu yapması gerekmektedir.
● Ardından Mali Mühür geldiğinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalına giriş yapıp e-Fatura başvuru formunun doldurulması gerekir.
● Form doldurulup onaydan geçtikten sonra kullanıcının hesabı aktif hale getirilir. Bundan sonra hiçbir işleme daha gerek kalmadan şirket tarafından tüm faturalar e-Fatura sistemi üzerinden kesilebilir.
E-Fatura kesmeye başlayan bir firmanın bir daha kağıt fatura kesmesinin yasalara aykırı olduğunu da son olarak belirtelim.
