E-posta, şüphesiz işletmelerin düzenli olarak kullandığı en önemli iletişim araçlarından biridir. Bu yüzden e-posta iletişimiyle ilgili bir problem yaşarsanız; e-tablolar, raporlar, işbirliği ve proje yönetimi çözümlerinin tümü bu durumdan etkilenebilir. Bu noktada işletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun, e-posta verilerini korumak ve yedeklemek için bir plana sahip olmanız çok önemlidir.
E-posta Yedekleme Nedir?
E-posta yedekleme ile e-posta’larınız güvenli ve merkezi bir konumda saklanır ve gerektiğinde son hali ile geri alınabilir. E-posta yedekleme, kullanıcıların potansiyel olarak silinmiş veya kaybolmuş e-posta içeriğini geri yüklemelerini sağlayarak veri kaybını önlemeye yardımcı olur. Yedeklemeler, e-posta içeriğinizi daha uzun süre kullanılabilir durumda tutar ve kaybolan e-posta’larınıza hızlı bir erişim sağlamanıza yardımcı olur.
İşletmeler Neden E-posta Yedeklemesi Yapmalıdır?
E-posta’lar genellikle çok değerli ve kritik iş bilgileri içerir. Bu yüzden belirli bir e-posta’yı bulmanız gerektiğinde, ona hemen ulaşmanız gerekir ya da zamanla, e-posta’larınız silinebilir, işletmenizdeki cihazlar çökebilir veya kötü niyetli bir saldırıyla karşı karşıya kalabilirsiniz. Tüm bu felaket senaryolarından biri ile karşılaştığınızda, bu durum e-posta’larınızın ve eklerinin kaybolmasına, silinmesine veya bozulmasına neden olabilir. Yedeklenen e-posta’lar merkezi bir konumda depolandığından, e-posta kaybı riskini azaltır ve BT ekibiniz önemli bir e-posta’yı aramak zorunda kaldığında, zaman, para ve insan gücünden tasarruf sağlar. Bu yüzden her işletmenin e-posta verilerini güvenli bir şekilde arşivlemesi ya da yedeklemesi gerekir.
Dosyaların kaybolması veya silinmesi için doğal afetler, siber saldırılar veya sadece basit insan hatası dahil olmak üzere birçok sebep vardır. Bu durumlardan herhangi birinin etkisi, özellikle yanıt verecek araç ve kaynaklara sahip olmayan küçük işletmeler için yıkıcı olabilir.
Örneğin, bir çalışanın önemli bir e-posta ileti dizisini silmesi veya yanlış yerleştirmesi gibi bir kaza bile servis sağlayıcınız hazırlıklı olmadığında, e-posta’larınızın kurtarılamayacağı anlamına gelir.
Evet doğru okudunuz, böyle bir durumla karşılaştığınızda e-posta’larınızı kurtaramayabilirsiniz. Microsoft gibi büyük sağlayıcılar bile konu e-posta yedeklemesi olduğunda verilerinizi kurtaramayabilir. SharePoint, OneDrive ve Teams gibi Microsoft dosya paylaşım uygulamaları, belirli kurumsal lisanslar olmadan hiçbir şekilde yedeklenmez.
Bu noktada farklı bir çözüm deneyimlemek isterseniz, Uzman Posta E-posta Sigortası, silinen e-posta’larınızı tamamen geri getirmenize olanak tanır. Uzman Posta E-posta Sigortası ile 30 günlük yazışma geçmişi ve bu 30 güne ait tüm e-posta içerikleri hiçbir zaman kaybolmaz. E-posta’nızı çöp kutunuzdan silmiş olsanız bile istediğiniz e-posta’lar sigorta kapsamında geri getirilebilir. Ek olarak, sigortalı e-posta hesap işlemleri sadece yönetici erişimine açıktır. Bu sayede veri gizliliğiniz sağlanır.
E-posta Yedeklemenin Avantajları Nelerdir?
E-posta yedeklemenin işletmeniz için sağlayacağı avantajlar aşağıdaki şekildedir:
· E-posta’lar ve ekleri, e-posta yedeklemesi ile bütünüyle geri getirilebilir.
· Kullanıcılar e-posta’ları silerse veya çalışanlarınız işten ayrılırsa, kritik şirket verilerinin kaybolması muhtemeldir. Bu noktada e-posta yedeklemesi kullanarak e-posta’larınızı kullanılabilir durumda tutabilir ve istenilen bilgilere kolayca ulaşılabilir.
· E-posta’larınız, sunucu veya cihazlarınızın bozulması gibi felaketlere karşı güvence altındadır.
· E-posta kutunuz dolduğunda hangi e-posta’ların silinebileceğini düşünmek için saatler harcamanıza gerek kalmaz.
· Yedekleme ve kurtarma süreleri daha hızlıdır ve bir felaket olursa, kesinti süresini büyük ölçüde azaltır.
E-mail Yedekleme Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler
İşletmenizi korumak için bir e-posta strateji oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken bazı faktörler aşağıdaki şekildedir:
1. Maliyet
E-posta yedeklemeleri büyük bir maliyet oluşturabilir ve maliyetler zamanla artabilir. Bu noktada yazılım ve donanım satın almanız, bakım sözleşmesi için ödeme yapmanız ve çalışanları eğitmeniz gerekebilir. Ayrıca veri hacimleri büyüdükçe ek ekipman satın almanız veya bir bulut modelinde ek depolama için ödeme yapmanız da gerekebilir. Seçiminizi yapmadan önce tüm bunları göz önünde bulundurmanız gerekir.
2. Güvenlik
Yedeklere erişim dikkatli bir şekilde kontrol edilmelidir. Ayrıca, fidye yazılımlarının ve diğer kötü amaçlı yazılımların yedeklerinize bulaşmasını önlemek için önlemler alan bir çözüm seçmeniz çok önemlidir.
3. Veri Kaybına Karşı Koruma
Kullanıcılar önemli e-posta’ları kazara veya kasıtlı olarak sildiklerinde veya şirketten ayrıldıklarında, şirketteki kritik veriler kaybolabilir. Bu noktada veri kaybına karşı koruma sağlayan bir çözüm seçmeniz gerekir.
4. Teknik Destek
E-posta’larınızı kurtarmanız gerektiğinde, nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, size teknik destek sunabilecek bir çözüm seçmeniz gerekir. 7/24 teknik sunan bir ekip ile silinen veya kaybolan e-posta’larınıza anında ulaşabilirsiniz.
